Outsourcing E-commerce: come ottimizzare il tuo business

outsourcing e-commerce

Ciao caro imprenditore,

Nell’era digitale in cui viviamo, gestire un’attività di e-commerce può sembrare una sfida costante. Tra la gestione dell’inventario, la manutenzione del sito web e la promozione del tuo marchio online, può diventare davvero travolgente. Ecco dove entra in gioco l’outsourcing e-commerce.

Pensaci: poter delegare alcune delle attività più onerose e complesse a professionisti esperti potrebbe cambiare completamente la dinamica della tua azienda, permettendoti di concentrarti sul core business e sulle strategie di crescita.

Nell’articolo che segue, esploreremo come e perché l’outsourcing può essere la soluzione ideale per la tua attività di e-commerce. Preparati a scoprire come trasformare i tuoi processi e a massimizzare la tua efficienza!

Cosa sono i processi di outsourcing?

L’outsourcing, spesso definito esternalizzazione, si riferisce alla pratica di affidare alcune funzioni aziendali o servizi a terzi, anziché gestirle internamente. Questo approccio viene adottato per una serie di motivi, tra cui la riduzione dei costi, l’accesso a competenze specializzate e la possibilità di concentrarsi sulle competenze chiave dell’azienda. Ecco una panoramica dei processi di outsourcing:

  1. Definizione delle Esigenze: Prima di tutto, l’azienda deve identificare quali funzioni o processi vuole esternalizzare. Questo potrebbe includere IT, risorse umane, produzione, supporto clienti, marketing e molte altre aree.
  2. Selezione del Fornitore: Una volta identificate le esigenze, l’azienda inizia la ricerca e la selezione del fornitore di servizi esterno. Questo implica valutare diversi candidati basandosi sulla loro esperienza, competenza, costi e reputazione.
  3. Negoziazione e Stipula del Contratto: Una volta scelto il fornitore, si procede con la negoziazione del contratto. Esso definirà termini, condizioni, prezzi, aspettative, livelli di servizio e altre specifiche.
  4. Transizione: Questa fase comprende il trasferimento delle funzioni selezionate al fornitore esterno. Può comportare la migrazione di sistemi IT, la formazione del personale esterno o qualsiasi altro aspetto necessario per garantire che il fornitore possa gestire efficacemente il servizio o la funzione.
  5. Gestione e Monitoraggio: Una volta avviato l’outsourcing, l’azienda continua a monitorare e gestire la relazione con il fornitore. Questo può includere valutazioni regolari delle prestazioni, revisioni della qualità del servizio e incontri di aggiornamento.
  6. Terminazione o Rinnovo: Al termine del contratto, l’azienda può decidere di rinnovare l’accordo, scegliere un nuovo fornitore o, in alcuni casi, riportare il servizio o la funzione in-house.

L’outsourcing può essere una strategia efficace per molte aziende, ma come ogni decisione strategica, presenta vantaggi e rischi. È essenziale considerare attentamente le implicazioni dell’outsourcing e assicurarsi di gestire correttamente la relazione con i fornitori esterni per ottenere i risultati desiderati.

Cos’è un magazzino outsourcing per ecommerce?

Un magazzino outsourcing per e-commerce, spesso denominato “third-party logistics” (3PL) o “logistica di terze parti“, si riferisce all’esternalizzazione di attività logistiche e di magazzino a un’azienda specializzata, permettendo all’azienda di e-commerce di concentrarsi sul proprio core business. In altre parole, invece di gestire un proprio magazzino, stoccare prodotti, e gestire tutte le complessità legate alla spedizione e alla logistica, un’azienda di e-commerce può affidare queste operazioni a un provider esterno.

Ecco alcune funzioni e servizi tipicamente offerti da un magazzino outsourcing per e-commerce:

  1. Ricezione Merci: Il 3PL riceve e stocca le merci per conto dell’azienda di e-commerce.
  2. Stoccaggio: I prodotti vengono immagazzinati in strutture dedicate, ottimizzate per una rapida movimentazione e spedizione.
  3. Gestione degli Ordini: Quando un cliente effettua un ordine attraverso il sito di e-commerce, il sistema del 3PL riceve i dettagli dell’ordine e si occupa del prelievo, imballaggio e preparazione per la spedizione.
  4. Spedizione: Il 3PL gestisce le relazioni con vari corrieri e organizza la spedizione dell’ordine al cliente finale.
  5. Resi e Gestione dei Resi: In caso di restituzioni, il 3PL gestisce il processo di ritorno, verifica la condizione del prodotto e decide se può essere rimesso in magazzino.
  6. Tecnologia e Integrazione: Molti provider 3PL offrono piattaforme tecnologiche che si integrano con i principali carrelli e-commerce, rendendo fluido l’intero processo di gestione degli ordini.
  7. Servizi Aggiuntivi: Alcuni 3PL offrono servizi aggiuntivi come l’etichettatura personalizzata, l’imballaggio di marca o la gestione delle promozioni e degli sconti.

Esternalizzare la logistica di un e-commerce può offrire una serie di vantaggi per un’azienda di e-commerce:

  • Riduzione dei Costi: Mantenere un proprio magazzino può essere costoso. Affidando la logistica a un 3PL, le aziende possono ridurre i costi operativi.
  • Flessibilità e Scalabilità: I 3PL possono gestire picchi di domanda durante periodi di vendita elevati, come durante le festività, permettendo alle aziende di adattarsi rapidamente alle esigenze del mercato.
  • Espansione Geografica: L’uso di 3PL con magazzini in diverse località può aiutare un’azienda a espandersi in nuovi mercati geografici.
  • Concentrazione sul Core Business: Esternalizzando la logistica, le aziende possono concentrarsi sul marketing, sulla gestione dei prodotti e su altre aree chiave del loro business.

Tuttavia, è essenziale scegliere il giusto partner 3PL, poiché la qualità della logistica può avere un impatto diretto sull’esperienza del cliente e sulla reputazione dell’azienda.

Cosa fa un’azienda di outsourcing?

Un’azienda di outsourcing offre servizi che permettono ad altre aziende di esternalizzare determinate funzioni o processi operativi. Questo consente alle aziende clienti di concentrarsi sulle loro competenze chiave, ridurre i costi e ottenere accesso a risorse e competenze specializzate.

Ecco alcune delle principali attività e servizi che un’azienda di outsourcing può offrire:

  1. Servizi IT: Questi possono includere sviluppo software, manutenzione e supporto, infrastruttura IT, cloud e servizi di hosting, e cybersecurity.
  2. Call Center e Supporto al Cliente: Le aziende di outsourcing possono gestire le chiamate dei clienti, fornendo servizi di assistenza, supporto tecnico o servizi di telemarketing.
  3. Risorse Umane: Questo può includere la gestione della busta paga, il reclutamento, la formazione, e altri servizi HR.
  4. Finanza e Contabilità: Servizi come la contabilità, la preparazione dei bilanci, la gestione delle fatture, e altri processi finanziari possono essere esternalizzati.
  5. Logistica e Distribuzione: Come menzionato in precedenza, alcune aziende si specializzano nell’outsourcing di servizi logistici, gestendo magazzini, distribuzione e resi per le aziende di e-commerce o per altri settori.
  6. Operazioni di Back Office: Queste possono includere data entry, gestione documentale, e altre funzioni amministrative.
  7. Produzione: Alcune aziende scelgono di esternalizzare parti o l’intero processo produttivo a produttori specializzati, soprattutto in regioni con costi di produzione inferiori.
  8. Ricerca e Sviluppo: Alcune aziende esternalizzano attività di ricerca, sviluppo di prodotti o servizi, e analisi di mercato.
  9. Marketing e Pubblicità: Questo può includere la creazione di contenuti, gestione dei social media, pubblicità pay-per-click, e altri servizi di marketing.
  10. Servizi Legali e Consulenza: Alcune aziende di outsourcing offrono consulenza legale, compliance, e altri servizi correlati.

Il successo dell’outsourcing dipende dalla capacità di una azienda di selezionare il partner giusto, stabilire chiare aspettative e termini contrattuali, e mantenere una comunicazione efficace. Se gestito correttamente, l’outsourcing può portare a una maggiore efficienza, flessibilità e vantaggi competitivi per un’azienda. Se gestito in modo inadeguato, può portare a complicazioni, insoddisfazione del cliente e potenziali perdite finanziarie.

Perché un’azienda di e-commerce deve esternalizzare la gestione del magazzino?

Esternalizzare la gestione del magazzino può offrire numerosi vantaggi a un’azienda di e-commerce. Non tutte le aziende decidono di prendere questa strada, ma molte lo fanno per diversi motivi chiave:

  1. Concentrazione sul Core Business: Esternalizzare la gestione del magazzino permette all’azienda di e-commerce di concentrarsi sulle proprie competenze chiave, come lo sviluppo di prodotti, il marketing, la gestione delle relazioni con i clienti e la strategia di crescita.
  2. Riduzione dei Costi: Mantenere e gestire un magazzino richiede risorse significative, sia in termini di capitale che di spese operative. L’outsourcing può spesso risultare in una riduzione dei costi, poiché le aziende di logistica di terze parti (3PL) beneficiano di economie di scala.
  3. Flessibilità e Scalabilità: Durante periodi di elevata domanda, come le festività o le vendite promozionali, un 3PL può adattarsi rapidamente ai picchi di ordini. Questa flessibilità aiuta a gestire l’inventory senza il rischio di sovraccarico o sottoutilizzo dello spazio di magazzino.
  4. Tecnologia Avanzata: Molte aziende 3PL offrono sistemi tecnologici avanzati che permettono una gestione efficiente degli ordini, tracking in tempo reale e integrazioni fluide con le piattaforme di e-commerce.
  5. Espansione Geografica: Usare un 3PL con magazzini in diverse località può aiutare un’azienda di e-commerce a offrire tempi di consegna più rapidi in diverse regioni o paesi e a espandersi in nuovi mercati.
  6. Riduzione dei Rischi: Esternalizzando, l’azienda riduce i rischi associati alla gestione diretta di un magazzino, come danni all’inventory, furti, problemi di conformità e responsabilità legate alla sicurezza.
  7. Expertise Logistica: Le aziende 3PL sono specializzate nella logistica e possono offrire soluzioni ottimizzate, suggerimenti e best practices basate sulla loro vasta esperienza.
  8. Gestione dei Resi: La gestione dei resi può essere complicata e richiede un processo efficiente per garantire la soddisfazione del cliente. Molti 3PL offrono servizi specializzati per gestire i resi in modo efficace.
  9. Riduzione dei Tempi di Consegna: Con una rete di magazzini ben posizionata, è possibile ridurre i tempi di consegna, migliorando così l’esperienza del cliente.

Sebbene ci siano chiari vantaggi nell’esternalizzare la gestione del magazzino, è essenziale per le aziende di e-commerce valutare attentamente le proprie esigenze e assicurarsi di scegliere un partner 3PL affidabile e con una buona reputazione. L’outsourcing può non essere la soluzione giusta per tutti, ma per molte aziende, rappresenta una strategia chiave per ottimizzare le operazioni e favorire la crescita.

Quali sono i vantaggi per l’azienda che fa outsourcing e-commerce?

Quando un’azienda decide di esternalizzare alcuni o tutti i suoi processi di e-commerce, può trarre numerosi vantaggi. Ecco alcuni dei principali:

  1. Focalizzazione sul Core Business: Esternalizzando le operazioni di e-commerce, l’azienda può concentrarsi su ciò che fa meglio, come sviluppare prodotti, gestire relazioni con i clienti o definire strategie di crescita, senza essere distratta da complesse operazioni logistiche o tecniche.
  2. Riduzione dei Costi: L’avvio e la gestione di un’infrastruttura di e-commerce in-house può essere costoso. Esternalizzando, le aziende possono evitare investimenti iniziali elevati e spese operative continue.
  3. Accesso a Tecnologia e Competenze Avanzate: Le aziende di outsourcing di e-commerce spesso possiedono tecnologie all’avanguardia e expertise specifiche nel campo. Questo garantisce che le operazioni siano gestite con gli strumenti e le competenze più aggiornati.
  4. Scalabilità: Gli operatori esterni di e-commerce sono generalmente equipaggiati per gestire variazioni di volume, che siano picchi stagionali o crescita a lungo termine. Ciò elimina la necessità per l’azienda di investire in risorse aggiuntive durante i periodi di alta domanda.
  5. Miglioramento dei Tempi di Risposta: Un partner di outsourcing esperto può spesso elaborare ordini e gestire le operazioni correlate in modo più veloce ed efficiente.
  6. Riduzione dei Rischi: Gestire in-house il proprio e-commerce porta con sé rischi tecnologici, operativi e finanziari. Esternalizzando, si distribuisce una parte di questi rischi al partner di outsourcing.
  7. Gestione Efficiente dei Resi: Le aziende di outsourcing spesso hanno processi stabiliti e ottimizzati per gestire i resi, che possono essere uno degli aspetti più complicati dell’e-commerce.
  8. Espansione Geografica: Se l’obiettivo è espandersi in nuovi mercati, un partner di outsourcing con una presenza globale può facilitare questa transizione, offrendo soluzioni logistiche locali e conoscenza del mercato.
  9. Mantenimento Continuo e Aggiornamenti: Invece di preoccuparsi di aggiornare regolarmente le piattaforme e-commerce o di risolvere problemi tecnici, il partner di outsourcing gestirà questi aspetti.
  10. Risposta Agile ai Cambiamenti del Mercato: Le aziende di outsourcing sono spesso attrezzate per adattarsi rapidamente alle tendenze emergenti, alle nuove tecnologie o ai cambiamenti normativi, garantendo che l’operatività dell’azienda rimanga sempre all’avanguardia.

Tuttavia, mentre l’outsourcing di e-commerce offre molti vantaggi, è essenziale che le aziende valutino attentamente le loro esigenze, scelgano il partner giusto e stabiliscano accordi chiari per garantire il successo della collaborazione.

Quando è il momento giusto, a livello economico, per fare outsourcing per un ecommerce?

La decisione di esternalizzare alcuni o tutti gli aspetti di un’attività e-commerce dipende da vari fattori, e non solo economici. Ecco alcune situazioni e segnali che potrebbero indicare che è il momento giusto per considerare l’outsourcing dal punto di vista economico e operativo:

  1. Costi Operativi Crescenti: Se stai notando che i tuoi costi operativi (come stipendi, affitto del magazzino, gestione delle spedizioni dell’ecommerce) stanno crescendo in modo sproporzionato rispetto alle tue entrate, potrebbe essere il momento di considerare l’outsourcing come soluzione per ottimizzare e ridurre questi costi.
  2. Mancanza di Risorse Tecniche: Se il tuo business richiede tecnologie avanzate o specifiche per gestire l’e-commerce (come sistemi di gestione dell’inventory o piattaforme di trattamento ordini) e l’investimento per implementare e mantenere queste tecnologie in-house è troppo oneroso, l’outsourcing potrebbe essere una soluzione più economica.
  3. Picchi Stagionali: Se il tuo e-commerce sperimenta forti fluttuazioni stagionali, potrebbe non avere senso mantenere un’infrastruttura e uno staff a tempo pieno durante tutto l’anno. In questi casi, l’outsourcing può offrire la flessibilità di scalare su e giù secondo le necessità.
  4. Crescita Rapida: Se il tuo e-commerce sta crescendo rapidamente e hai difficoltà a gestire il volume crescente di ordini o a mantenere un buon livello di servizio al cliente, potrebbe essere il momento di esternalizzare per garantire che il tuo business possa gestire efficacemente questa crescita.
  5. Focus sul Core Business: Se stai trovando che troppo del tuo tempo e delle tue risorse vengono spesi in operazioni secondarie e non nel core business (come sviluppo prodotto, marketing, relazioni con i clienti), potrebbe essere il momento di esternalizzare queste attività secondarie.
  6. Difficoltà nella Gestione dei Resi: Se la gestione dei resi sta diventando un problema significativo e non hai le risorse o l’expertise per affrontarlo efficacemente, l’outsourcing potrebbe offrire una soluzione.
  7. Espansione Internazionale: Se stai considerando di espandere il tuo e-commerce a livello internazionale, potresti non avere le risorse o la conoscenza per gestire la logistica, le spedizioni e le normative locali. Un partner di outsourcing con esperienza internazionale potrebbe essere una soluzione ideale.
  8. Necessità di Riduzione dei Tempi di Consegna: Se stai cercando di offrire tempi di consegna più rapidi ai tuoi clienti ma non hai la rete logistica per farlo, l’outsourcing con un’azienda che ha magazzini strategici potrebbe aiutarti a raggiungere questo obiettivo.

È importante notare che l’outsourcing non è una soluzione one-size-fits-all. Ogni e-commerce ha esigenze uniche, e la decisione di esternalizzare dovrebbe basarsi su un’analisi dettagliata dei costi, delle esigenze operative e degli obiettivi a lungo termine.

Quando invece non è conveniente fare ecommerce outsourcing?

Nonostante l’outsourcing e-commerce possa offrire numerosi vantaggi, ci sono situazioni in cui potrebbe non essere la scelta migliore. Ecco alcune circostanze in cui l’outsourcing potrebbe non essere conveniente:

  1. Controllo Diretto: Se desideri mantenere un controllo stretto su tutti gli aspetti del tuo business, l’outsourcing potrebbe non essere ideale. Alcune aziende valorizzano l’abilità di avere un controllo diretto sulle operazioni, specialmente quando si tratta di qualità del servizio e soddisfazione del cliente.
  2. Costi Nascosti: Mentre l’outsourcing può sembrare una soluzione più economica all’inizio, ci possono essere costi nascosti o imprevisti associati. Ad esempio, potresti dover pagare tariffe aggiuntive per servizi speciali, o potresti riscontrare problemi con i resi che portano a costi aggiuntivi.
  3. Esigenze Specifiche: Se hai esigenze molto particolari o uniche per il tuo business che richiedono un’attenzione personalizzata o soluzioni su misura, potresti trovare che le aziende di outsourcing standard non possano soddisfarle adeguatamente.
  4. Temi di Sicurezza e Privacy: Se operi in un settore in cui la sicurezza dei dati è critica, potresti avere preoccupazioni riguardo all’outsourcing, specialmente se il partner esterno non ha standard di sicurezza adeguati.
  5. Barriere Comunicative: Lavorare con un partner esterno può presentare sfide comunicative, specialmente se si trovano in un fuso orario diverso o se ci sono barriere linguistiche. Questo può portare a malintesi e ritardi.
  6. Distanza dal Cliente: Esternalizzare alcune operazioni potrebbe creare una distanza tra te e i tuoi clienti, rendendo più difficile ricevere feedback diretto o risolvere rapidamente i problemi.
  7. Rischio di Dipendenza: Diventare troppo dipendenti da un fornitore esterno può rappresentare un rischio, specialmente se non ci sono alternative pronte nel caso in cui il fornitore non possa più fornire il servizio.
  8. Qualità Inconsistente: Anche se molti fornitori di outsourcing offrono servizi di alta qualità, c’è sempre il rischio che la qualità possa diventare inconsistente, specialmente se il fornitore sta cercando di ridurre i costi.
  9. Problemi Culturali: Se stai considerando di esternalizzare in un altro paese, le differenze culturali possono portare a malintesi e potrebbero richiedere un investimento aggiuntivo in formazione e comunicazione.
  10. Breve Termine vs. Lungo Termine: Se vedi l’e-commerce come una parte temporanea o sperimentale del tuo business, potrebbe non avere senso investire nell’outsourcing.

In sintesi, mentre l’outsourcing e-commerce può offrire significativi vantaggi in termini di costi e efficienza, è fondamentale valutare attentamente le proprie esigenze, obiettivi e potenziali rischi prima di prendere una decisione. La chiave è trovare un equilibrio che funzioni per il tuo business e per i tuoi clienti.

Come trovare il partner migliore per esternalizzare in outsourcing il magazzino?

Trovare il partner ideale per esternalizzare il magazzino è una decisione cruciale che può avere un impatto significativo sul successo dell’e-commerce. Ecco una serie di passi e considerazioni da tenere a mente durante il processo di selezione:

  1. Definisci le Tue Esigenze: Prima di iniziare la tua ricerca, definisci chiaramente le tue esigenze. Qual è l’ampiezza delle tue operazioni? Quali sono le tue aspettative in termini di tempi di consegna? Quali sono le tue esigenze specifiche riguardo alla gestione dei resi?
  2. Ricerca Preliminare: Inizia con una ricerca online, consulta classifiche del settore e leggi recensioni. Questo ti aiuterà a creare una lista di aziende potenzialmente adatte.
  3. Richiedi Referenze: Una volta identificati alcuni potenziali partner, chiedi referenze. Parla con altri e-commerce che hanno utilizzato i loro servizi per avere un’idea chiara delle loro esperienze.
  4. Visita il Magazzino: Se possibile, visita personalmente il magazzino del fornitore. Questo ti darà un’idea di come operano, della loro organizzazione e della loro capacità di gestire le tue esigenze.
  5. Verifica la Tecnologia: Assicurati che il fornitore abbia soluzioni tecnologiche avanzate che si integri con il tuo sistema e-commerce. Questo è fondamentale per garantire un flusso di lavoro efficiente e trasparente.
  6. Aspetti Finanziari: Oltre ai costi diretti, considera anche aspetti come i termini di pagamento, eventuali costi nascosti o spese aggiuntive e la flessibilità nel modellare l’accordo in base alle tue esigenze.
  7. Esamina il Contratto: Leggi attentamente il contratto e assicurati di comprendere tutte le clausole. Potrebbe essere utile coinvolgere un avvocato per assicurarsi che i tuoi interessi siano adeguatamente tutelati.
  8. Servizio Clienti: Valuta la qualità del servizio clienti del fornitore. Essi dovrebbero essere facilmente raggiungibili, reattivi e disponibili a risolvere eventuali problemi.
  9. Flessibilità e Scalabilità: La tua azienda potrebbe crescere o cambiare nel tempo. Assicurati che il partner scelto possa adattarsi alle tue esigenze mutevoli, sia che tu abbia bisogno di ridimensionare o espandere le operazioni.
  10. Ubicazione: L’ubicazione del magazzino è fondamentale. Deve essere strategicamente posizionato rispetto ai tuoi principali mercati per garantire consegne tempestive.
  11. Esperienza nel Settore: Se operi in un settore specifico (ad esempio, prodotti refrigerati, articoli fragili, ecc.), assicurati che il fornitore abbia esperienza nella gestione di tali prodotti.
  12. Normative e Certificazioni: Assicurati che il fornitore rispetti tutte le normative pertinenti e, se applicabile, possieda le certificazioni necessarie.

Ricorda, la chiave per una partnership di successo in outsourcing è la comunicazione. Assicurati di avere una comunicazione chiara e aperta con il tuo partner scelto per garantire che le tue esigenze siano comprese e soddisfatte.

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